Process Documentation & Audit Readiness Coordinator (12-Month) (m/w/d)

Deine Rolle

Im Rahmen dieses 12-monatigen Projekts gestaltest du die Grundlage für eine transparente und auditfähige Prozesslandschaft in der Holding. Dabei arbeitest du an der Schnittstelle von Prozessmanagement, Governance und Audit und gewinnst tiefe Einblicke in die Abläufe eines internationalen Industriekonzerns. Du berichtest an Patrick Walterscheid, unseren Head of Business Controlling DACH.

Deine Aufgaben umfassen

• End-to-End Aufnahme aller relevanten Holding-Prozesse
  • Mapping der bestehenden Prozesslandschaft
  • Abgrenzung Holding vs. operative Einheiten (DACH / lokal)
• Strukturierte Prozessdokumentation
  • Erstellung einheitlicher Prozessbeschreibungen (inkl. Inputs, Outputs, Rollen, Schnittstellen)
  • Aufbau einer zentralen Dokumentationsstruktur (z. B. in SharePoint)
• Auditvorbereitung
  • Sicherstellung, dass alle Prozesse auditfähig im ACMS dokumentiert sind (inkl. Nachweise, Guidelines, Richtlinien)
  • Vorbereitung von auditrelevanten Unterlagen und Strukturierung entlang Audit-Anforderungen
• Stakeholder Management
  • Enge Abstimmung mit Project Lead, Fachbereichen und zentralen Ansprechpartnern
  • Koordination von Inputgebern für einzelne Prozesse
• Identifikation von Gaps & Optimierungspotenzialen
  • Sichtbarmachung von Lücken, Inkonsistenzen oder Doppelstrukturen
  • Ableitung von Quick Wins und strukturellen Verbesserungen
• Aufbau nachhaltiger Standards
  • Entwicklung von Templates, Guidelines und Best Practices für zukünftige Prozessdokumentation
  • Sicherstellung von Skalierbarkeit und Wiederverwendbarkeit
• Monitoring & Fortschrittssteuerung
  • Aufsetzen eines transparenten Trackings (z. B. Fortschritt je Prozessbereich)
  • Regelmäßiges Reporting an den Project Lead

Das bringst du mit

• Abgeschlossenes oder kurz vor dem Abschluss stehendes Studium im Bereich Qualitätsmanagement, Wirtschaft, Wirtschaftsprüfung, Business Administration oder einer vergleichbaren Fachrichtung
• Starkes Interesse an Prozessmanagement, Governance und Audit-Themen, erste Erfahrungen sind von Vorteil
• Strukturierte, sehr sorgfältige Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
• Fähigkeit, komplexe Inhalte klar und verständlich zu dokumentieren
• Hohe Eigenständigkeit und Durchsetzungsfähigkeit im Stakeholder-Umfeld
• Analytisches Denkvermögen sowie „Blick fürs Ganze“
• Sicherer Umgang mit MS Office 
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

Auch wenn du dich nicht in jedem Punkt vollständig wiederfindest, freuen wir uns auf deine Bewerbung. Vielfalt an Erfahrungen und Perspektiven sehen wir als echte Stärke.

Wir bieten dir

• Ein spannendes 12-monatiges Projekt mit tiefen Einblicken in die Holding-Strukturen eines international erfolgreichen Industriekonzerns
• Die ideale Gelegenheit, praktische Erfahrung in den Bereichen Prozessmanagement, Governance und Audit zu sammeln
• Hohe Sichtbarkeit und enge Zusammenarbeit mit Stakeholdern auf Holding- und DACH-Ebene
• Ein Umfeld geprägt von Vertrauen, Verantwortung und Gestaltungsspielraum
• Vielfältige Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten für deine persönliche und fachliche Weiterentwicklung
• Attraktive Vergütung und ausgewählte Benefits
• Fokus auf Gesundheit und Wohlbefinden

Arbeitsort

Diese Position bietet ein hybrides Arbeitsmodell, das dir die Flexibilität gibt, sowohl remote zu arbeiten als auch regelmäßig vor Ort an unserem Standort in Essen, Germany (DE), präsent zu sein.

Kontaktinformation

 Talent Acquisition Team: Jasmin Brands